Coordinadora del programa Burocracia Cero, Adagel Grullón habla sobre proceso de desmonte de trámites
Ir a una institución en busca de un servicio y ser rebotado porque falta un documento que provee otra entidad pública es algo que a muchos ciudadanos dominicanos les ha pasado y tener que esperar varios días o semanas por alguna atención o respuesta, es otra situación a la que miles también se han enfrentado.
Se trata de asuntos burocráticos que, en gran medida, están establecidos en leyes, reglamentos o alguna regulación de procesos que atrasan y complican los servicios o transacciones que la ciudadanía requiere, o más aun, con los que debe cumplir para “andar por la regla”.
Para reducir esto, el Gobierno tiene en marcha el programa “Burocracia Cero”, una iniciativa que persigue “elevar la eficiencia de la administración pública” acortando tiempos y pasos que resultan innecesarios en las instituciones. Sin embargo, en el camino no todo ha salido a pedir de boca porque, precisamente, la misma burocracia y la resistencia en algunas entidades, ha complicado en ocasiones la ejecución de dicho objetivo.
“La burocracia es una cultura que ya está en las instituciones y lo más difícil, es cambiar una cultura”; “Cambiar ese chip mental de burocracia es muy difícil”. Con estas frases, Adagel Grullón, directora de Análisis Regulatorio del Consejo Nacional de Consejo de Competitividad (CNC) -institución a cargo de “Burocracia Cero”-, explica las mayores trabas con las que el Gobierno tiene que lidiar para reducir aquellos procesos y trámites por los cuales las personas tienen que pasar para recibir los servicios del Estado.
El proceso para disminuir burocracia
Durante una entrevista especial con elCaribe, la funcionaria, que coordina el programa Burocracia Cero sostiene que el Gobierno apuesta por las tecnologías con la convicción de que esto es lo que va a resolver los problemas de burocracia, los procesos lentos y las largas filas, que se traducen en bajos niveles de calidad de los servicios.
Enfocados en ello, dice, se trabaja en primer lugar, con la parte regulatoria. “Con la parte regulatoria que quizá a nivel general no sea muy claro, pero todos los trámites y servicios tienen un marco legal. Hay casos en que hay trámites que se dan por la práctica, que ese también es un trabajo de Burocracia Cero, porque si es un trámite que no tiene base legal , que no tiene razón de ser, hay que eliminarlo, hay que reducirlo, pero se parte con el tema regulatorio porque para poder mejorar de manera integral los servicios, hay que conocer su base legal, entender por qué se creó el trámite, qué es lo que se busca y garantizar que realmente todos estos requisitos que se le pide al ciudadano tiene razón de ser”, apunta.
En segundo término, refiere, los encargados del programa Burocracia Cero trabajan en desmontar algunos procesos que proveen los servicios porque resultan complejos, largos o redundantes. Pero para ello, se encuentran dentro de las instituciones para conocer el procedimiento. En tercer lugar, el uso de las tecnologías como herramienta para eficientizar los servicios. “Tratamos que sean sistemas que cumplan con estándares de gestión de procesos porque lo segundo que eso va a permitir, además de acortar los tiempos y hacerlo más eficiente, es tener trazabilidad y que cuando entre un expediente en una institución se sepa quién lo tiene en el momento en que se entra al sistema a verificar y que si hay un cuello de botella”, expresa Grullón.
“Tenerlos automatizados en este sistema, permite esa trazabilidad y esa transparencia, porque hay que decirlo, la burocracia también es discrecionalidad y mientras más burocracia, hay mayor discrecionalidad en los procesos”, advierte.
Además de esto, agrega, el Gobierno se enfoca en dos componentes importantes que son la “omnicanalidad” para que “todos los canales estén conectados y si una persona llega a la institución de manera presencial, pero hizo la solicitud en línea, que quien esté ahí pueda entrar, ver el expediente y que no diga que si se empezó en línea tiene que terminar en línea” y en la “interoperatividad” que busca “conectar las instituciones para que hablen entre ellas, que no le pidamos al ciudadano que traigan un requisito que la tiene otra institución pública”.
El 80 % del costo de la burocracia
En la República Dominicana hay 3,000 trámites y servicios públicos a nivel de gobierno central, pero en la actualidad el Gobierno prioriza aquellos de mayor demanda por los ciudadanos y de mayor impacto en la economía y la productividad.
De acuerdo con Adagel Grullón, la meta al 2024 es trabajar con al menos 300 de los trámites priorizados de los 3,000 existentes, que no son ni el 10 %, pero generan el 80 % del costo económico y social de la burocracia institucional. Trabajarlas, según dijo, sería digitalizarlas, tenerlas en el portal único gubernamental www.gob.do, que fue lanzado el año pasado, y con procesos más simples y ágiles.
En una primera fase del programa Burocracia Cero, se trabajó con 46 instituciones que fueron agrupadas en 10 proyectos, entre los cuales estaban las ventanillas únicas de formalización, la ventanilla única de construcción y la de inversión, así como otros trámites vinculados a distintos sectores.
En la primera fase, el Gobierno ha intervenido 46 instituciones y para la segunda, se prevén entre 9 o 10 entidades del Estado.
Ya hay 305 trámites en línea en portal único
A octubre de 2022, a través del programa Burocracia Cero, se puso a disposición de la ciudadanía 120 trámites nuevos en línea en el portal único del Estado. De igual forma, pasaron a este portal 185 trámites que estaban dispersos en otras páginas web, por lo que en total ya se encuentra, entre trámites interactivos y transaccionales, 305. Pero además, se han cargado 1,000 a nivel informativo. “La meta es además de esos 305 que ya tenemos, vamos a seguir incorporando para 2024 tener al menos 450”, apunta Adagel Grullón. Entre los servicios que más demandan desmonte de la burocracia está el de pasaportes, la JCE, traspaso de vehículos de motor en la DGII y algunos puntuales como en el caso de registro inmobiliario. Hay trámites empresariales como los de apertura de empresa. También turismo, infraestructura, telecomunicaciones y los que tienen que ver con construcción.
