Consideradas el brazo derecho de gerentes y directivos, estas profesionales han pasado a ocupar un rol clave en la gestión y administración de las compañías, aportando soluciones a los conflictos, creatividad a los proyectos y organización a las tareas cotidianas.
Son discretas, competentes, proactivas y dueñas del control de las agendas personales más importantes del mundo de los negocios. Las secretarias ejecutivas, también llamadas asistentes de gerencia, no sólo se han convertido en el brazo derecho ejecutivos y directivos de la empresa, también han pasado a ocupar un rol clave en la gestión y administración de las compañías, aportando soluciones en los proyectos que se presentan día a día.
Con el paso de los años, estas profesionales han cobrado cada vez más protagonismo en los asuntos corporativos. Y es que desde hace tiempo dejaron de tener entre sus tareas primordiales redactar documentos, contestar llamadas telefónicas y enviar mails. Hoy manejan varios idiomas y están altamente preparadas para crear, innovar e implementar iniciativas; preparar presentaciones de productos o servicios, concertar reuniones y realizar eventos, entre otras.
“La administración del tiempo es una parte esencial del rol de la secretaria actual para armonizar las tareas de la empresa y las capacidades de los empleados”, afirma la experta en desarrollo profesional Dilcia De Peña, facilitadora del Diplomado de Desarrollo de Competencias Profesionales de Sigmatec.
De Peña también destaca que la secretaria que gestiona el tiempo de manera efectiva impacta positivamente el clima de la organización donde trabaja y se convierte en un motor que empuja con su accionar el logro de grandes metas en la compañía.
“La secretaria siempre tendrá la libertad de escoger qué hacer primero y qué no hacer; pero todo cuanto haga repercutirá en el equipo, porque realiza actividades elementales e imprescindibles, decide cotidianamente cómo gestionar el tiempo y agrega valor en cada servicio que brinda”, expresa De Peña.
Explica que para manejar adecuadamente el tiempo se requiere autodisciplina y autocontrol, “además hay herramientas que permiten planificarse para aprovecharlo al máximo. En el país contamos con instituciones como Sigmatec que ofrecen diplomados y talleres con el objetivo de ofrecer herramientas que permiten gestionar de forma efectiva el tiempo”, dice.
Es importante saber que cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de éstas.
Una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara, además de una muy buena educación, lo que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial. La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional: las agendas, las reuniones, las facturas, las cobranzas, redacciones de cartas, discursos, archivo de documentos, traducciones, escáner, carpetas personales y un sinfín de tareas que van apareciendo día a día.
En conclusión, por su importancia, la secretaria siempre debe estar ahí para el progreso de una empresa.
Fecha
La celebración del Día de la Secretaria nace tras la creación en Estados Unidos de la Asociación Nacional de las Secretarias, en el año 1942, a fin de promover el profesionalismo de esta función administrativa.
Importante
Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción, carácter, personalidad… son clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total.
Dato
La primera secretaria se dice que fue Lilian Sholes, hija de Christopher Sholes, creador de la primera máquina de escribir comercial. Ella fue la encargada de probar la validez de ese invento ¡y en público! Aquí comienza la constante asociación de la secretaria con su máquina de escribir.
